Infosys, projektovanje informacionih sistema, Užice, http://www.infosys.rs, Telefon: 031 511 455
Informacioni sistem / Programski moduli
Razmena podataka
EXP_IMP - Razmena podataka (EXPORT – IMPORT)
Definicija
Programski segment Export - Import, skraćeno EXP-IMP, je namenjen za razmenu podataka između lokalnih računarskih mreža i/ili pojedinačnih računara, na zahtev korisnika a ne automatski. Razmena podataka nije zasnovana na principima sinhronizacije podataka. Podaci se razmenjuju najčešće jednom do dva puta dnevno jednostavnim prenosom datoteka (file transfer odnosno prenos datoteke). Eksportna strana je ona strana koja šalje kopije izabranih podataka (eksportovani podaci ostaju u bazi podataka eksportne strane nakon eksporta) i kod sebe treba da izvrši programsku opciju "Export" (izvoz podataka) čiji je rezultat exp_imp datoteka na disku koja se zatim šalje prijemnoj strani. Prijemna strana, po prijemu exp_imp datoteke, kod sebe treba da izvrši programsku opciju "Import" (uvoz) čiji je rezultat uvoz podataka iz exp_imp datoteke u bazu podataka. Exp_imp datoteka se može preneti raznim medijumima (flash memorija, internet, link-ovi, CD, ...). Program EXP-IMP se ne moze koristiti za razmenu podataka kod nekih programskih segmenata kao na primer: OBR (Obračun zarada zaposlenih), DRU, KADAR, REC, ZAD, STUDENT. Zbog toga je neophodno da pre kupovine ovog programa utvrdite da li je primenljiv za vaše potrebe.
Terminologija
“Centrala” podrazumeva programsku instalaciju sa svojom bazom podataka u sedištu firme-korisnika
“Dislokacija” podrazumeva dislociranu programsku instalaciju (tj. onu koja nije u lokalnoj računarskoj mreži)
Centrala i Dislokacije se nazivaju „Lokacije”.
Ključ podatka, ili kratko ključ, je podatak po kome se jednoznačno određuje dokument i/ili šifra u šifarniku i/ili red u tabeli. Pod dokumentom u finansijskim nalozima se smatra skup svih stavova jednog finansijskog naloga koji imaju istu sistemsku vezu. Svi stavovi finansijskog naloga nastali automatskim kontiranjem jednog izvornog dokumenta, imaju istu sistemsku vezu. Takođe, stavovi koji su nastali automatskim zatvaranjem jedne uplate kupca/dobavljaču imaju istu sistemsku vezu.
Može biti samo jedna centrala, a više dislokacija.
Razmena podataka se može obavljati na relaciji Centrala-Dislokacija i/ili Dislokacija-Dislokacija u bilo kojem smeru.
Važno je da korisnik razume da se podaci koji se unose u okviru jedne Lokacije ne pojavljuju automatski u drugima Lokacijama. Da bi se isti pojavili u bazama drugih lokacija potrebno je uraditi prenos podataka.
Napomene o rizicima kod razmene podataka
Korisnik treba ovim dokumentom da bude upoznat da razmena podataka može nositi određene greške i rizike.
Primeri:
slanje pogrešnih podataka (po vrsti dokumenta)
nepotpuno slanje podataka (pogrešan opseg brojeva, pogrešan datumski period, pogrešan filter po šifri objekta, vrsti promene i slično...)
sistemsko vreme na računaru na eksportnoj strani nije ispravno podešeno, pa se ne uzimaju adekvatni podaci.
podaci sa istim ključevima su različiti po lokacijama (ključ je podatak po kome se jednoznačno određuje dokument i/ili šifra u šifarniku);
Primeri:
finansijski nalog pod jednim brojem postoji na više lokacija ali je sadržina tog naloga na svakoj lokaciji različita (dešava se kada se ne vodi računa o brojevima fin.naloga po lokacijama)
dokumenti (prijemnica, kalkulacija, faktura, radni nalog, razne evidencije...) pod jednim brojem postoje na više lokacija ali je sadržina tih dokumenata različita (dešava se kada se ne vodi računa o brojevima dokumenata po lokacijama)
šifre (artikla, kupca-dobavljača, osnovnog sredstva, ...) pod jednim brojem postoje na više lokacija ali je sadržina tih šifarnika (naziv, cena, i ostalo, ...) različita (dešava se kada se ne vodi računa o otvaranju novih šifara po lokacijama; trebalo bi da se obaveste ostale lokacije kada se otvara nova šifra da i one to urade kod sebe ili da se vrši pravovremena razmena šifarnika)
Svi navedeni primeri mogu dovesti do “prebijanja” podataka ili do njihovih delimičnih neusklađenosti ili čak i gubitaka.
naknadna izmena razmenjenih podataka posle slanja bilo na eksportnoj bilo na importnoj strani.
naknadno brisanje razmenjenih podataka posle slanja bilo na eksportnoj bilo na importnoj strani.
naknadni unos dokumenata na eksportnoj strani, nakon obavljene procedure eksporta za taj datum, a da se ne ponovi procedura eksporta.
ne izvršenje adekvatnih obrada posle importa podataka na importnoj strani (knjiženje u finansijsko, robno, pdv, ...)
nejednako podešeni parametarski sistemi po Lokacijama (dovode do različite funkcionalnosti programa što može proizvesti velike greške)
Ovim primerima nije iscrpljen ceo skup mogućih grešaka i rizika.
Protokol o uvođenju i korišćenju programa EXP-IMP
Da bi se broj grešaka i rizika sveo na minimum i potpuno eliminisao potrebno je preduzeti sledeće mere:
IT kontakt osoba korisnika mora biti upoznata sa ovim dokumentom
IT kontakt osoba mora koordinirati rad svih Lokacija (Centrala i Dislokacije) u cilju eliminisanja potencijalnih grešaka i rizika, posebno onih koje su ovde navedeni
IT kontakt osoba treba da u početku organizuje da se vodi dnevnik o razmeni podataka. Dnevnik vodi svaka lokacija za sebe (centrala, dislok1 dislok2, ...)
Dnevnik može biti neki office dokument (word, excel, ili obična sveska); predlažemo da ta evidencija ima sledeću formu:
|
Datum i vreme |
Lokacija (Centrala ili Dislokacija) |
Export – Import (indikator E, I) |
Vrsta dokumenta |
Opseg brojeva i/ili period |
Napomena |
|
upisuje se datum i vreme exporta ili importa |
upisuje se naziv lokacije (centrala ali i svaka dislokacija za sebe) |
upisuje se da li se radi o eksportu (kakojoj lokaciji) ili o importu (odkoje lokacije); obavezno je uneti podatke “ka” i “od ” |
na primer: fakture, kalkulacije, pdv dokumenti, pazar |
upisuje se opseg brojeva i/ili period dokumenata koji su eksportovani ili importovani |
sve ostalo što korisnik smatra da je bitno navesti |
Vođenje dnevnika se može vremenom ukinuti kada IT kontakt osoba proceni da za njim više nema potrebe
Korisnik treba da vrši kontrolu raznih stanja, slaganja, ravnoteža u bazi podataka na relacijama na kojima se vrši razmena podataka (fakt. realiz., pdv-kir, fin, rob, ...). Ta kontrola treba da se vrši periodično i da se beleži u dnevnik
Export-uje se samo izvorni dokument, a nikako finansijsko (promet-nalozi), robno (robno, stavke), pdv (kir, kpr). Izuzetak od ovoga su situacije kada ne postoji izvorni dokument; na primer Izvod (fin.nalog)
Funkcionalni sadržaj programskog segmenta EXP-IMP
Ovde su navedene vrste dokumenata i šifarnika na koje se odnosi EXP-IMP:
Export / Import kalkulacija u veletrgovini i maloprodaji
Export / Import faktura
Export / Import avansnih računa
Export / Import robnih dokumenata
Export / Import otpremnica
Export / Import naloga magacinu
Export / Import finansijskih naloga
Export / Import PDV dokumenata
Export / Import radnih naloga u proizvodnji
Export / Import radnih naloga prerade
Export / Import normativa
Export / Import dokumenata osnovnih sredstava
Export / Import naloga za naplatu i isplatu u blagajni
Export / Import dokumenata osnovnih sredstava
Export / Import pazara – komision
Export / Import pazara – struktura
Export / Import KR1 - obrasci
Export / Import šifarnika artikala, komitenata, osnovnih sredstava, referenata prodaje, kodova artikala
Odnosi se samo na one dokumente sa ovog spiska koji se koriste u programu u skladu sa vašim licencnim pravima.
Ostale funkcije segmenta EXP-IMP:
Novi paket – inicijalizacija
Žurnal eksporta
Provera paketa
Brisanje žurnala eksporta